¡Cuántas horas de trabajo y dinero requiere organizar cualquier tipo evento! Qué mejor manera de guardarlo para siempre contando con una productora audiovisual con experiencia en la grabación de vídeo profesional de eventos. Asegúrate de que el evento no dure los días que se celebre, y utiliza este material en tus campañas hasta que llegue el siguiente. Vamos a contaros los ingredientes principales para hacer una grabación de eventos en condiciones, lo que no puede faltar, tipología, objetivos y usos que le podemos dar en nuestra empresa.
Elementos que no pueden faltar en un vídeo profesional de eventos
¿Quién no puede faltar?
En un evento hay varios tipos de protagonistas: los organizadores, patrocinadores, ponentes y asistentes. Todos son igual de importantes, ya que unos sin otros no tendrían la misma importancia. Por ello, es labor del cámara captar a todas estas personas haciendo su papel en el evento. En este caso: los ponentes dando una charla interesante, los asistentes escuchando atentamente, los organizadores concentrados y profesionales controlando que todo salga bien, los patrocinadores directa o indirectamente mostrando la calidad de sus servicios/productos. Si vamos desglosando uno por uno:
Los ponentes
No siempre hay ponentes en un evento, pueden ser los mismos organizadores los que lo inauguren, o bien un presentador. En el caso de la grabación de ponencias es importante que la cámara capte los gestos del ponente a través de primeros planos, las reacciones de la gente mientras lo escucha, el trato con el público antes o después de su charla. Y si creemos conveniente hacerle una pequeña entrevista tanto a él como al público para que comente lo que le ha parecido, mejor que mejor.
Los participantes
Los eventos se organizan para los participantes, ya que sin ellos no se podría hacer. Es vital captar que los espacios están llenos, eso será señal que el evento ha tenido éxito. Pero debemos ir más allá grabando cómo se lo pasa la gente, si está cómoda, si se está divirtiendo, si interactúan entre ellos. Con estas imágenes mostramos a la gente cómo se lo pasaría si fuese a nuestro evento, así que es recomendable hacer hincapié en estas piezas audiovisuales. Por ejemplo, si en el evento hay algún tipo de photocall, deberemos usarlo porque siempre podremos sacar algún momento divertido.
Los patrocinadores
Uno de los pilares en ferias y conferencias son los patrocinadores, ¿por qué? Son los que aportan tanto los materiales que necesita un evento (mobiliario, catering, regalos para los asistentes) como los servicios (decoradores), al igual que la financiación. Estos elementos, al igual que el trabajo del organizador, son los que hacen posible que los eventos tengan el éxito necesario para repetirse año tras año. Los patrocinadores no sólo quieren darse a conocer con el público que asista, es una oportunidad muy buena para difundirlos a través de este tipo de vídeos.
¿Cómo es el evento?: El ambiente del evento
Todos los eventos tienen su personalidad particular, algunos son más personales y recogidos, y otros son más grandes. En resumen, hay que plasmar el ambiente del evento, y esto se hace recogiendo los pequeños detalles y algún plano general. Aunque depende de los elementos que nos encontremos en el lugar.
Es cuestión del equipo audiovisual el analizar el lugar una vez llegado allí, y planificar los planos que va a grabar. Si nos encontramos un evento medio vacío en un espacio grande, llevaremos cuidado con los planos generales abiertos, ya que puede dar una sensación de fracaso.
Esta parte es una opción fenomenal para obtener planos donde aparezcan los patrocinadores de forma sutil. El ojo del cámara es capaz de ver los detalles que nadie ha podido ver y será su labor enseñarlo a través de planos originales.
Tipos de eventos
Como hemos dicho, cada evento tiene su personalidad, diseño, objetivo y sector. Es por ello que los podríamos clasificar en:
- Ponencia: convenciones, conferencias, presentaciones. De este tipo salen grabaciones de congresos donde nos centramos, sobre todo, en los ponentes.
- Cocktail: Ya sea para comer, cenar, desayunar. Todo acto social que incluya la comida como elemento protagonista.
- Ferias. En las ferias son las empresas el elemento importante, ya que han acudido para darse a conocer y encontrar proveedores o clientes. Si se trata de un vídeo sobre una feria, podemos enseñar a través de la cámara cómo ha sido el montaje de los stand, sus ubicaciones, intercalando estos planos con otros de entrevistas (sobre todo de trabajadores que hayan acudido al stand). La reacción e interacción del público que acude a los stands es la parte más humana e interesante del evento, debemos centrarnos en este aspecto para mostrar lo que las personas se han perdido.
- Premios: Este tipo es uno de los más emotivos, ya que se viven muchos nervios, y finalmente emoción y felicidad cuando se da el premio en cuestión. Los vídeo entrevistas son un recurso que puede enriquecer este contenido, ya que los protagonistas son los nominados y ganadores que el espectador quiere ver.
- Corporativo: En estos eventos se realizan actividades de trabajo en equipo, para trabajar el liderazgo y la conexión entre los empleados. Otro tipo de vídeo corporativo en eventos son también los que se utilizan para presentar productos nuevos, cambios de temporada, nuevas incorporaciones o colaboraciones. Su objetivo es humanizar a la empresa enseñando las caras que hay detrás de la empresa y también promocionarse.
Lo que solemos olvidar: Localización
¿Dónde ha sido el evento? ¿Ha sido en una ciudad grande? ¿En las afueras o en el centro? Todo esto debe quedar plasmado en el vídeo gracias a los planos generales. No se trata de salir fuera del edificio y hacer un plano simple donde aparezca todo el edificio, habrá que contextualizarlo visualmente pero sin romper la estética y el dinamismo del vídeo. Este tipo de escenas de localización requieren tiempo de análisis para grabarlas. De esta forma, las personas se harán una idea de donde van a ir en el caso de que su interés les lleve a acudir al siguiente evento.
¿Cómo tiene que ser el vídeo de un evento?
Tiene que ser natural y con escenas “improvisadas”, es decir, hay que grabar de forma espontánea y fluida para que los asistentes no noten que hay un cámara esperando a captar sus caras, palabras o gestos. Si son tomas forzadas, el vídeo pierde su esencia y no lograría sus objetivos.
Será el fotógrafo quien consiga esa complicidad con los asistentes, algo que sólo un profesional con experiencia puede crear.
El objetivo es que tengas muchas ganas de seguir viendo cómo ha sido el evento, y que acabes yendo al siguiente, o bien buscando más sobre la empresa o el ponente… Según el tipo de evento que sea. Los componentes para que esto se consiga son: dinamismo, sencillez, claridad y concreción.
Vídeo profesional de eventos: ¿Cuánto tiene que durar?
A veces estas actividades suelen durar más de un día, incluso una semana. Editar este material es difícil, sobre todo si queremos que sea dinámico. Todo dependerá del objetivo que tenga el cliente que necesita el vídeo profesional de eventos, esto queda concretado en las reuniones previas entre el equipo de fotografía y vídeo y el cliente.
¿Para qué se utiliza el vídeo de un evento?
Necesitamos que el vídeo tenga un carácter muy humano, y eso es algo fácil de plasmar ya que están organizados por y para personas. Todo lo que recopilemos nos servirá como material que utilizaremos en futuras campañas, también para publicarlo en nuestra web y/o redes sociales.
Tener un material así nos ayuda a ver nuestros fallos y nuestras virtudes a la hora de trabajar. Si nos vemos delante de una cámara, podremos mejorar y potenciar lo que mejor hacemos.
Además, podemos favorecer nuestra imagen de marca enseñando este tipo de contenidos. Nuestro público sabrá que somos buenos organizadores de eventos y una empresa profesional.
Y por último y más importante: Los eventos se organizan durante meses y meses, primero hay que buscar recintos para alquilar, buscar patrocinadores (en el caso de que los tengamos), buscar proveedores que nos ayuden con servicios y materiales, preparar la difusión de la campaña de promoción del evento, hablar con los ponentes/stands… Todo este trabajo precisa de una grabación del evento con un equipo profesional que nos ayudará a conservarlo para siempre.
Eventos Demo – Medya Audiovisual from Medya Audiovisual on Vimeo.
Un vídeo resumen del evento, ¿por qué?
Estamos abrumados de tanto contenido cada vez que miramos el móvil, así que necesitamos un vídeo corto que resuma el evento y concentre lo mejor. Tratará de captar nuestra atención desde el primer segundo hasta el último.
Si es dinámico y corto, tendrá más opciones de viralizarse. Un vídeo viral asegura el éxito de la empresa organizadora, es un premio al buen trabajo tanto de organización como de la productora audiovisual. No hay mejor reconocimiento que hacer que la gente quiera publicar nuestro evento en sus perfiles sociales. Aunque el objetivo final es conseguir que la gente quiera ir al próximo evento que organicemos, para así fidelizarlos con la marca.
Recuerda que una productora profesional tendrá como objetivo sacar lo mejor de tu evento y potenciarlo visualmente, esto ayudará a mejorar la imagen de marca. Además, contar con una productora es contar con la experiencia y la seguridad de que el contenido llegará en la fecha acordada y tendrá los formatos adecuados y listos para su publicación en distintos canales.
Si estás pensando en una productora que se encargue de la grabación de eventos en Madrid u otra ciudad, no dudes en contactar con nosotros.
¡Comparte tu evento con el mundo con un vídeo profesional de eventos!