La realidad pandémica impulsó la visibilización de la grabación online para eventos y conferencias, como una modalidad de trabajo empresarial, debido al distanciamiento social obligatorio. Sin embargo, este servicio de agencias de comunicación o producción audiovisual no es nuevo, pero sí útil para optimizar prácticas como el tele trabajo o posicionamiento.
Para algunas empresas puede ser difícil adecuarse a la digitalización, pero ahora es un recurso necesario y no es recomendable posponer su implementación. Ya sean reuniones de equipo, conferencias de marca o ruedas de prensa, utilizar la grabación streaming es fácil, económico y necesario para las empresas.
Transmisión y grabaciónonline de eventos
En internet existen infinidad de aplicaciones, herramientas y sitios web que ofrecen su servicio de streaming para eventos. La intención y utilidad radican en permitir a cualquier persona, participar del evento en directo, sin estar en el lugar y repetir la grabación después.
Así, las conferencias, reuniones de trabajo, clases o conciertos privados no solo son transmitidos en línea sino que además, queda registro en vídeo para revisarlo. Esto permite optimizar la experiencia de consumo de la información, guardar evidencia de acuerdos, planes o declaraciones, e interactuar en tiempo real y aclarar dudas.
¿Qué es el streaming y cómo funciona?
En español se conoce como retransmisión en directo y esla reproducción de contenido digital, a través de una red de computadoras conectadas a internet. Las plataformas que ofrecen este servicio están diseñadas para permitir la interacción en tiempo real de los puntos (usuarios) y el envío de archivos adicionales.
Este es un servicio en línea que permite hacer reuniones, conferencias, clases, entrenamientos en directo, vía internet, con la ayuda de múltiples dispositivos. Solo hace falta un celular o una computadora o tablet para acceder al servicio de emisiones en directo.
Estas conferencias permiten comunicaciones punto a punto en tiempo real, y multitareas desde un emisor a múltiples receptores en diferentes ubicaciones. Igualmente, dependiendo del servicio, será necesario o no, instalar en el dispositivo un software de ejecución para poder conectarse a ese evento.
Conferencias y eventos empresariales online
Para cualquier negocio es indispensable controlar los procesos productivos, motivar al personal y conocer sus inquietudes, de allí, que sea importante saber administrar el teletrabajo. Y para el posicionamiento de la marca, el mantener comunicación con el público y potenciales clientes es indispensable, para conservar y aumentar el índice de las ventas.
Por eso, los eventos, reuniones y conferencias online que organizan las empresas son útiles para establecer relaciones públicas, mantener activa a la comunidad y la comunicación con los empleados.
Sin embargo, esas son actividades que requieren de una programación bien planificada y la implementación de recursos tecnológicos. Por eso lo más recomendable es contar con el apoyo de una agencia productora o publicitaria que ofrezca el servicio.
Ventajas de contratar a una agencia productora streaming
Contar con el apoyo de una productora audiovisual con experiencia es indispensable para la realización de streaming y así mantener una buena imagen de marca. No solo porque conocen las plataformas más convenientes, sino porque dejan al cliente un respaldo del material en dos versiones: original y editada.
La edición comprende por lo general:
- Montaje de cortina musical.
- Corte de momentos blancos.
- Generador de caracteres con colores de marca.
- Disposición de logo.
- Créditos
- Intro y outro personalizados
- Historias de éxito o testimonios
- Y en algunos casos, un tras cámara o recuento de momentos importantes.
Los archivos son entregados en los formatos más convenientes, MP4 y AVI que son los más comunes y deja además una versión final en línea. Puede ser en el sitio web del cliente o en sus redes sociales.
Una agencia productora streaming siempre será garantía de calidad en el trabajo final en audio y video, lo que permite el uso posterior de ese material. Por ejemplo, según sea el caso, se puede reutilizar para dictar cursos, promover los valores de marca, etc.
Pasos para organizar una reunión o conferencia online y que sea un éxito
Antes de realizar un evento online es recomendable revisar las buenas prácticas, en vez de intentarlo a ciegas, por ensayo y error.Si bien puede ser una necesidad de último minuto, lo ideal es que todo lo referente a tus reuniones sea correctamente planificado, para evitar pérdidas de tiempo o recursos tecnológicos y económicos
El streaming para empresas es un recurso súper útily si cuentas con el apoyo de una agencia para grabar, todo tiene que darse excelente. Así que evita la improvisación yten en cuenta lo siguiente:
- Programa la reunión con anticipación: Las razones para realizar un evento de esta clase y los objetivos perseguidos pueden ser muy variados, pero lo más importante siempre será la participación activa de las personas. Por eso, debes establecer una fecha y hora concretas, comunicarlas con tiempo y confirmar la asistencia de los invitados.
Esto te permitirá, además, poner límite a los lapsos de preparación. Si requieres material de apoyo, publicidad o presentar un producto, sabrás para cuándo deberá estar todo listo.
- Programa una minuta: Para mantener un orden lógico en los puntos a conversar, establece un guion, pauta por horas o minuta reflejando la información que realmente necesites recordar. Esto te permitirá mantener un hilo conductor, orden en las intervenciones y coherencia en el discurso.
Así, no solo ahorras tiempo, sino que evitas distracciones en los participantes y sabrás el momento justo de tomar un descanso.
- Establece normas y compártelas desde el inicio: En todo evento público donde intervienen muchas personas pueden darse momentos de tensión, o situaciones contrarias al objetivo que persigues. De manera que es importante establecer normas de trato y convivencia que deberán ser comunicadas a los involucrados.
- Asigna a un moderador: Es importante que una persona con cualidades de liderazgo funja de moderador al inicio del evento, también que establezca orden en las intervenciones y sugiera una conclusión. Esto, no solo genera confianza en los participantes, sino que también fortalece la imagen de la empresa al garantizar la organización y el cumplimiento de las normas.
- Involucra a tu equipo: Siempre que termine una reunión o conferencia, pide a tu equipo que hagan las observaciones o sugerencias necesarias, y así podrás optimizar los encuentros, aprovechando de la mejor manera todas las herramientas o los nuevos tópicos a conversar.
Recuerda, todos los puntos de vista son importantes, además, esto te ayuda a mantener el compromiso y la atención de tus compañeros o empleados, así como la motivación, iniciativa, creatividad y proactividad.
Reglas básicas para realizar una conferencia online
Debido al distanciamiento social obligatorio por el covid-19, las empresas se han visto en la necesidad de implementar la modalidad de reuniones en línea, frecuentemente. La práctica ha llevado a descubrir la importancia de dejar registro de esos eventos con grabación streaming Madrid.
Sin embargo, la calidad del material no dependerá de los recursos utilizados por una agencia profesional, sino por el nivel del evento en sí mismo. Por ello, es muy importante establecer reglas claras que sean de dominio colectivo y que estén sujetas a las normas del uso público del internet.
Normas de participación en una reunión online:
- No compartir contenido obsceno, vulgar, discriminatorio, ofensivo, sexista, racista, transgresor de los derechos humanos, de incitación al odio o a delinquir, o explícitamente intolerante.
- Mantener un lenguaje cordial, en el marco del respeto y las buenas prácticas de convivencia.
- Evitar contiendas, interrupciones y respetar las intervenciones de los participantes.
- Establecer un acuerdo de no divulgación en caso de que se comparta información confidencial.
- Al momento de iniciar la reunión, cada participante deberá estar en un ambiente tranquilo, libre de interrupciones.
- Los micrófonos deberán estar silenciados y se activarán solo cuando se ceda el derecho de palabra.
- Es necesario que haya una conexión a internet estable en todos los puntos
- para evitar interrupciones y pérdida de información.
Plataformas seguras para realizar reuniones virtuales
Antes de hacer un evento de este tipo, es importante elegir una herramienta o plataforma segura que proteja la identidad de los usuarios, sus dispositivos y la información compartida. Eso es recomendable hacerlo antes de dar comienzo a la reunión, debes hacer una revisión de las opciones disponibles.
Todos los softwares y aplicaciones seguras existentes en el mercado cuentan con el respaldo de grandes marcas de la comunicación. También disponen de políticas de seguridad y uso bastante confiable y en algunos casos, cifrado de extremo a extremo.
Algunos de los servicios para videoconferencias que cuentan con este parámetro de seguridad son:
- Facetime
- Skype
- Hangouts
- JitsiMeet
- Signal
Sin embargo, también hay otras opciones que a pesar de no ofrecer el cifrado de extremo a extremo, son bastante populares, como, por ejemplo:
- Zoom
- Duo
- Google Meet
- GotoMeeting
- Webex
Si importar la plataforma que elijas, lo que debes tomar en cuenta, sí o sí, es si se pueden utilizar online o es necesario instalar un software en el dispositivo. Zoom, por ejemplo, permite entrar a reuniones desde el buscador, pero por tiempo limitado.
Y, en el caso de Google Meet o Duo es indispensable tener una cuenta en Gmail. Mientras que para usar whatsapp obligatoriamente debes tener la app, a la que solo se puede entrar por dispositivos móviles.