Como organizar un evento digital

Productora de eventos virtuales

El mundo ha cambiado desde la aparición del Covid-19, son muchas las empresas que han tenido que reevaluar sus estrategias. Desde la aparición del virus el proceso de digitalización ha incrementado en tan solo meses, por eso, cada día cobran más importancia los eventos virtuales.

En este artículo te mostraremos paso a poso lo que una organización debe tener en cuenta al momento de realizar una reunión de este tipo.Pero primero analicemos que es un evento digital y cuáles son algunos de sus beneficios.

Un evento digital es cualquier tipo de reunión organizada que en lugar de tener una ubicación física se realiza de forma online. Este tipo de eventos puede contar con un reducido número de asistentes o con miles de ellos, todo dependerá de la plataforma que se utilice. Lo único indispensable para poder participar es tener un dispositivo y buena conexión a internet, sin importar tu ubicación geográfica.

El objetivo es comunicar o difundir una información específica, podría ser charlas informativas, conferencias online, webinar, entre otros. Ahora bien, este tipo de reuniones debido al contexto actual representan una buena oportunidad para resaltar los valores de tu marca. Además, es una buena manera de ahorrar costos, igualmente, es muy fácil obtener las métricas y evaluar el impacto en tu público. 

Criterios para organizar un evento digital

En la actualidad cualquier persona puede crear un evento en línea sin importar la profesión u oficio que tengas. Sin embargo, no todos los eventos de este tipo suelen tener éxito, existen ciertas pautas que se deben tomar en consideración:

  • Tiempo: El factor tiempo es muy importante, por ello, debes realizarlo en una franja horaria que sea conveniente para tu público objetivo, principalmente si residen en otros continentes. Asimismo, si un evento digital es demasiado extenso, es bastante probable que la audiencia pierda interés en él.
  • Autentico: Aunque es válido implementar estrategias que a otras organizaciones les haya dado buenos resultados, lo mejor será ser y añadir cosas nuevas a tu reunión virtual. Si así lo haces, es bastante probable que ganes más audiencia.
  • Conozca a sus oradores: Si planeas presentar varios oradores durante tu evento en línea, ellos deberán manejar muy bien la información que deseas trasmitir. Debe existir una buena comunicación, esto reducirá posibles malentendidos o conflictos que se puedan suscitar.
  • Seleccione una plataforma: Debes tener claro en todo momento qué plataforma utilizarás. Hoy día existe una amplia variedad de plataformas digitales, cada una es distinta y ha sido creada con diferentes fines. Por tanto, debes saber lo que deseas lograr, lo ideal es tomarse el tiempo necesario para meditar.
  • Contratar software profesional: Dependiendo del caso quizás sea conveniente adquirir los servicios de un tercero, aunque generan un gasto adicional siempre será un dinero bien invertido. Recuerda, por lo general estos softwares poseen asistencia técnica y orientación incluida.
  • Involucra a tu audiencia: Lograr que tu público se sienta involucrado es un desafío, pero realmente vale la pena. Si el auditorio está concentrado y conectado con el contenido que estás dando, interactuarán mucho más y estarán más comprometidos.
  • Promoción: Este es uno de los factores más importantes, por eso, haz saber a las personas el día de la reunión virtual y trata de llegar a la mayor cantidad de personas posibles.
  • Revisar la tecnología: Parece algo obvio, aunque, la verdad es que la mayoría de veces que hay fallas en las reuniones virtuales se tratan de errores humanos. Asegúrate de que tanto el software y los equipos a utilizar están en perfecto estado y que no habrá ninguna perturbación.
  • Estrategia de Contenido: En el marketing se dice que el contenido es el rey, y esta no es la excepción. La información a compartir debe ser preciso, fácil de digerir y sin contenido rebuscado.

Grabación de eventos virtuales España

Cómo organizar conferencia online

Para hacer cualquier tipo de conferencias para empresas online, o cualquier tipo de evento corporativo o de otra índole, es necesario cuidar los detalles. Por eso, hemos elaborado un cheklist que vale la pena tener en cuenta antes de concretar una reunión virtual:

  1. Define objetivos: Cuando hablamos de objetivos no solo nos referimos al evento en sí, sino al objetivo que deseas conseguir con las ponencias. Es importante que tener claro qué impacto queremos generar en nuestro público. Los oradores deben estar alineados con los objetivos de la sesión, solo así lograran trasmitir el mensaje que desee la organización.

Recuerda lo siguiente, si deseas obtener unos leads de calidad además de un engagement alto durante el evento como en las actividades posteriores, toda la comunicación debe enfocarse en el objetivo planteado. Es decir, la agenda, los ponentes, incluso la promoción debe ir en sintonía con lo que se haya planteado.

  1. Escoge una plataforma o software: Realizar un webinars en directo, una conferencia para empresas online o cualquier otro tipo de evento virtual tiene un proceso. Al igual que los eventos personales en los que se elige un salón y el mismo cuenta con un determinado aforo, una reunión virtual puede realizarse en un espacio determinado con la intención de llegar a determinado público.

Debes tener en cuenta a qué número de espectadores va dirigido el evento, es importante porque cada plataforma presenta diferentes limitaciones. Por otra parte, es necesario que definas si la sesión estará disponible para todo público o si será privada para un público exclusivo. Aún y cuando sea un evento privado existen diversos softwares como Zoom, Microsoft Teams, GoToWebinar, entre otros.

Posteriormente es deberás hacer todas las pruebas técnicas, así te asegurarás de que puedes solventar cualquier inconveniente que se pueda presentar. Sin embargo, en caso de ser un gran evento o un evento corporativo lo mejor será contar con un equipo técnico que brinde soporte durante la sesión. En Medya contamos con más de 15 años de experiencia en la realización de eventos, si quieres conocer más sobre nuestro servicio te invitamos a que hagas clic en este enlace: (Ver Servicio)

 

  1. Escoge los ponentes: ¿Qué cualidades debería tener un ponente? Desde luego es necesario que domine la oratoria a la perfección. Sin embargo, al igual que en los eventos presenciales la persona seleccionada debe ser capaz de educar, informar, inspirar y motivar a tu audiencia. Además, como mencionamos anteriormente debe ir alineado con el objetivo de la organización y por último debe saber representar los valores de la empresa. 
  1. Escoge un moderador: La función del moderador también es clave para éxito de una reunión virtual, él será el encargado de presentar y abrir el evento. Además, será quien presente he introduzca a cada uno de los ponentes, incluso es quien gestionará la sección de preguntas. Y ¿a quién seleccionar para esta función?, lo idóneo sería un speaker profesional o algún representante de la organización que posea experiencia y tenga las cualidades necesarias para realizar esta función.

Precios eventos virtuales

En caso de las conferencias online, debates e incluso reuniones corporativas, el rol del moderador cobra mayor importancia ¿por qué? Particularmente debe organizar y ceder la palabra a los conferencistas según el orden y el tiempo estipulado en el programa. De hecho, en muchos casos el moderador es el encargado de controlar los mandos del streaming, de esta forma podrá impedir la trasmisión de vídeo de un participante en particular, o incluso, silenciar participantes en caso que la situación lo necesite.

Asimismo, si existieran fallas técnicas el moderador también será quien lo participe a quienes estén conectados, incluyendo los ponentes. De esta manera se asegurará que el evento mantenga la fluidez necesaria y que además los conferencistas sean conscientes de que el tiempo del programa está siendo alterado.

Otro aspecto de gran importancia es el tiempo, para que un evento tenga relevancia dentro de la organización debe estar bien estructurado. Al ser en formato digital el moderador y los ponentes deben ser extrovertidos y en todo momento dirigirse a la cámara para así mantener la atención de los receptores. Quien escuche la conferencia debe sentir un ambiente íntimo y cercano con el interlocutor.

Por otro lado, está científicamente probado que las personas son capaces de mantener la concentración de forma digital en un lapso de 90 minutos sin pausa alguna. Por tanto, la sugerencia es que cada ponencia tenga un lapso de 15 a 20 minutos, y posteriormente dar un lapso similar o superior para responder las dudas de los participantes. Recuerda, la interacción siempre será el mejor aliado.

¿Por qué grabar una conferencia online?

Una ventaja de los eventos virtuales es que les dan a las organizaciones la posibilidad de grabar el programa. De esta manera, quienes no hayan podido asistir podrán ver la sesión en diferido.

Asimismo, podrán utilizar parte del contenido que haya sido trasmitido por los ponentes para futuros campañas de marketing. Del mismo modo, podrá ser conservado en los archivos de la organización y ser reutilizado en momentos específicos, o usar extractos en otras reuniones.

Sea como sea, apostar por las reuniones, webinars o conferencias online en estos momentos además de ser necesario es una excelente idea. Todas las empresas deben apostar por la comunicación digital en estos momentos, y en Medya estamos dispuestos a ayudarte brindándote el soporte logístico necesario para que tus eventos virtuales tengan éxito.